Un process qui existe "à peu près" n'est pas un vrai process. Voici 4 signes
concrets pour repérer ceux qui tiennent seulement grâce à une personne, ou pas
du tout.
Le test de la question répétée
Si la même question revient régulièrement de la part de ton équipe ou de tes
clients ("comment on fait pour...", "qui s'occupe de..."), c'est qu'aucune
réponse écrite n'existe quelque part. Le process vit uniquement dans une
conversation orale, à répéter chaque fois.
Le test du résultat variable
Compare le résultat d'une même tâche selon qui s'en occupe. Si la qualité,
le délai ou la méthode changent significativement d'une personne à l'autre,
le process n'est pas défini, chacun invente sa propre version.
Le test de l'absence prolongée
Si la personne qui gère habituellement une tâche est absente une ou deux
semaines, est-ce que quelqu'un d'autre peut prendre le relais sans improviser ?
Si non, ce process repose sur une seule tête, pas sur un système.
Le test du document introuvable
Cherche si une procédure écrite existe pour cette tâche. Si elle existe mais que
personne ne sait où, ou qu'elle date de plus d'un an sans mise à jour, elle
compte comme absente dans les faits, même si elle existe sur le papier.